Политика обработки персональных данных сервиса PEP

01 Общие положения

1.1. Настоящая Политика обработки персональных данных (далее — Политика) определяет цели, правовые основания, порядок и сроки обработки персональных данных в сервисе простой электронной подписи PEP по адресу [САЙТ] (далее — Сервис), а также меры по их защите.

1.2. Политика принята во исполнение п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон № 152-ФЗ) и является общедоступным документом.

1.3. Оператор: [НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ], ОГРН [ОГРН], ИНН [ИНН], адрес: [АДРЕС]. Адрес электронной почты для обращений по вопросам персональных данных: [EMAIL ДЛЯ ОБРАЩЕНИЙ].

1.4. Лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных (ст. 22.1 Закона № 152-ФЗ): [ФИО И ДОЛЖНОСТЬ ОТВЕТСТВЕННОГО], [EMAIL ДЛЯ ОБРАЩЕНИЙ].

1.5. Уведомление уполномоченного органа (ст. 22 Закона № 152-ФЗ). Оператор внесён в реестр операторов, осуществляющих обработку персональных данных, под номером [РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР В РЕЕСТРЕ ОПЕРАТОРОВ].

1.6. Политика распространяется на все персональные данные, которые Оператор обрабатывает с использованием Сервиса. Политика не распространяется на сайты и информационные системы третьих лиц, в том числе Компаний: в своих системах Компании обрабатывают персональные данные самостоятельно.

1.7. Обработка ведётся с использованием средств автоматизации (автоматизированная обработка). Обращения субъектов могут обрабатываться без средств автоматизации.

1.8. Политика опубликована на странице [САЙТ]/privacy. Страница доступна без регистрации, ссылка на неё размещена в форме регистрации (ч. 2 ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ).

02 Термины

2.1. Термины Закона № 152-ФЗ (ст. 3):

• персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определённому или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);
• оператор — лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующее и (или) осуществляющее обработку персональных данных, а также определяющее цели обработки, состав данных и действия с ними;
• обработка — любое действие или совокупность действий с персональными данными: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение;
• автоматизированная обработка — обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;
• распространение — действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределённому кругу лиц;
• предоставление — действия, направленные на раскрытие персональных данных определённому лицу или определённому кругу лиц;
• блокирование — временное прекращение обработки, кроме случаев, когда обработка нужна для уточнения данных;
• уничтожение — действия, после которых невозможно восстановить содержание персональных данных в информационной системе и (или) уничтожаются материальные носители;
• обезличивание — действия, после которых без дополнительной информации невозможно определить, какому субъекту принадлежат данные;
• информационная система персональных данных — совокупность баз данных с персональными данными и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;
• трансграничная передача — передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти, физическому или юридическому лицу этого государства.

2.2. Термины Сервиса (совпадают с Соглашением, размещённым по адресу [САЙТ]/offer):

• Соглашение — публичная оферта (соглашение) об использовании простой электронной подписи и Сервиса.
• Пользователь — физическое лицо, которое зарегистрировалось в Сервисе и приняло Соглашение.
• Учётная запись — запись о Пользователе в Сервисе.
• Компания — организация или индивидуальный предприниматель, от имени которых в Сервисе отправляются документы на подпись.
• Сотрудник — Пользователь, состоящий в Компании, в том числе Владелец. Владелец — Сотрудник, создавший Компанию. Только Владелец добавляет в Компанию других Сотрудников.
• Документ — файл в формате PDF, загруженный в Сервис для подписания.
• Подписант — Пользователь с подтверждённым адресом электронной почты, которому Компания адресовала Документ на подпись.
• Код подтверждения email и Код подписания — одноразовые последовательности из 6 цифр, которые Сервис направляет на адрес электронной почты.
• Лист подписания — страница со сведениями о Документе и о каждой подписи. Входит в Пакет подписанного документа.
• Журнал событий — электронный журнал значимых действий в Сервисе.

03 Принципы обработки (ст. 5 Закона № 152-ФЗ)

3.1. Обработка осуществляется на законной и справедливой основе.

3.2. Обработка ограничивается достижением конкретных, заранее определённых и законных целей (раздел 5). Обработка, несовместимая с этими целями, не допускается.

3.3. Не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых ведётся в несовместимых между собой целях.

3.4. Обрабатываются только те данные, которые отвечают целям обработки. Содержание и объём данных соответствуют целям и не являются избыточными. В Сервисе это обеспечивается так:

• при регистрации запрашиваются только ФИО, адрес электронной почты, номер телефона, пароль и, по желанию Пользователя, название Компании;
• на Листе подписания адрес электронной почты и номер телефона частично скрыты;
• ФИО Подписанта, который не состоит в Компании, не показывается Компании и другим Подписантам до его подписи или отказа;
• адреса электронной почты других Подписантов на странице подписания не показываются.

3.5. Обеспечиваются точность, достаточность и актуальность данных. Пользователь может сам изменить ФИО и номер телефона в профиле. Остальные данные уточняются по обращению (раздел 14).

3.6. Данные хранятся в форме, позволяющей определить субъекта, не дольше, чем этого требуют цели обработки, если срок хранения не установлен законом или договором, стороной которого является субъект.

3.7. По достижении целей обработки или при утрате необходимости в их достижении данные уничтожаются или обезличиваются, если иное не предусмотрено законом (раздел 12).

04 Категории субъектов персональных данных

4.1. Пользователи — лица, зарегистрировавшиеся в Сервисе, в том числе лица, начавшие регистрацию, но не подтвердившие адрес электронной почты.

4.2. Владельцы и Сотрудники Компаний — Пользователи, состоящие в Компании.

4.3. Подписанты — Пользователи с подтверждённым адресом электронной почты, которым Компания адресовала Документ.

4.4. Лица, пытающиеся войти в Сервис — лица, которые ввели адрес электронной почты в форму входа, в том числе адрес, не зарегистрированный в Сервисе.

4.5. Заявители — субъекты и их представители, направившие Оператору обращение или запрос.

4.6. Лица, сведения о которых содержатся в Документах. Содержание Документов определяет Компания (п. 5.4).

05 Цели обработки, состав данных, основания и сроки

5.0. По каждой цели Оператор совершает следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (предоставление, доступ) в случаях, указанных в разделе 9, блокирование, удаление, уничтожение. Распространение персональных данных не осуществляется.

Правовые основания указаны по ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ:

• п. 2 — исполнение обязанностей, возложенных на Оператора законом;
• п. 5 — заключение по инициативе субъекта и исполнение договора, стороной которого является субъект (Соглашение; Документ, который подписывает субъект);
• п. 7 — осуществление прав и законных интересов Оператора или третьих лиц при условии, что не нарушаются права и свободы субъекта.

Сроки хранения сведены в п. 12.2.

5.1. Регистрация, ведение Учётной записи, заключение и исполнение Соглашения

• Субъекты: Пользователи.
• Данные: ФИО; адрес электронной почты; номер телефона; пароль (хранится только в виде необратимого хэш-значения, сам пароль не хранится); номер версии Соглашения, дата и время его принятия вместе с отметкой об ознакомлении с Политикой; дата и время регистрации, подтверждения адреса электронной почты и последнего входа; роль в Сервисе; при регистрации Компании — её название.
• Основание: п. 5.
• Срок: пока действует Учётная запись, далее — по п. 12.2.

Если адрес электронной почты не подтверждён, с тем же адресом можно зарегистрироваться повторно не ранее чем через 24 часа после прежней попытки. Данные прежней попытки заменяются новыми, членство в Компаниях и коды подтверждения прежней попытки удаляются. Компания, созданная при прежней попытке, и записи Журнала событий сохраняются и остаются связаны с той же Учётной записью: Компания по-прежнему числится созданной ею, хотя Пользователь новой попытки в этой Компании не состоит.

5.2. Подтверждение адреса электронной почты, вход и защита Учётной записи

• Субъекты: Пользователи; лица, пытающиеся войти в Сервис.
• Данные: адрес электронной почты; Код подтверждения email (хранится только хэш-значение), время его выдачи и использования, число неверных попыток ввода; идентификатор сессии (хранится только хэш-значение), дата создания и окончания сессии; IP-адрес; сведения о браузере и устройстве (строка user-agent); число неудачных попыток входа с адресом электронной почты и время блокировки входа.
• Основание: п. 5 — допуск Пользователя к Сервису; п. 7 — защита Учётных записей от подбора пароля и кода.
• Срок: Код подтверждения email действует 10 минут; сессия — 30 дней или до выхода; запись счётчика неудачных попыток входа с адресом электронной почты удаляется при вводе верного пароля к этому адресу, а записи законченных серий — при следующем вводе верного пароля любым Пользователем; остальное — по п. 12.2.

5.3. Компании, Владельцы и Сотрудники

• Субъекты: Владельцы и Сотрудники.
• Данные: ФИО и адрес электронной почты Сотрудника; роль в Компании (Владелец или рядовой Сотрудник); дата добавления в Компанию; название Компании и ИНН (если указан).
• Основание: п. 5; п. 7 — законный интерес Компании в организации подписания документов.
• Срок: пока лицо состоит в Компании, далее — по п. 12.2.

ИНН индивидуального предпринимателя (12 цифр) относится к персональным данным. Список Сотрудников (ФИО, адрес электронной почты, роль) видят Сотрудники той же Компании. Добавить в Компанию можно только Пользователя с подтверждённым адресом электронной почты.

5.4. Загрузка Документов и направление их на подпись

• Субъекты: Сотрудники; Подписанты; лица, сведения о которых содержатся в Документах.
• Данные: ФИО Сотрудника, загрузившего Документ; название Документа; исходное имя файла (в Журнале событий); файл Документа, его хэш SHA-256 и размер; срок подписания; список Подписантов, их порядок и адреса электронной почты; содержимое Документа — сведения, которые включила в него Компания.
• Основание: для данных Сотрудников и Подписантов — п. 5 и п. 7. Содержимое Документа Оператор обрабатывает по поручению Компании (ч. 3 ст. 6 Закона № 152-ФЗ, п. 14.4 Соглашения). Наличие оснований для обработки данных, включённых в Документ, обеспечивает Компания.
• Срок: по п. 12.2. Отзыв Документа и истечение срока подписания не удаляют файл Документа.

Оператор не анализирует содержимое Документов. Файл Документа доступен только Подписантам этого Документа и Сотрудникам Компании.

5.5. Подписание Документа и отказ от подписания

• Субъекты: Подписанты.
• Данные: Код подписания (хранится только хэш-значение), время его выдачи, число неверных попыток ввода; дата и время подписания; IP-адрес и сведения о браузере (user-agent) в момент подписания; хэш SHA-256 подписанного файла; ФИО, адрес электронной почты, номер телефона и номер версии Соглашения Подписанта на момент подписания. При отказе — дата и время, причина отказа (до 500 символов), IP-адрес и user-agent.
• Основание: п. 5 — Соглашение о применении простой электронной подписи (ч. 2 ст. 6, ст. 9 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи») и Документ, стороной которого является Подписант; п. 7 — подтверждение факта и обстоятельств подписания для Оператора, Компании и других Подписантов.
• Срок: по п. 12.2.

IP-адрес фиксируется, если его удалось определить. Если не удалось, на Листе подписания указывается «не определён».

5.6. Формирование Листа подписания и Пакета подписанного документа

• Субъекты: Подписанты.
• Данные на Листе подписания: ФИО; частично скрытый адрес электронной почты (видны 1–2 первых символа и домен); частично скрытый номер телефона (видны первые 4 и последние 2 цифры); дата и время подписания по UTC и по московскому времени; IP-адрес; способ подтверждения («одноразовый код из 6 цифр, отправленный на email подписанта»); номер версии Соглашения. Также на Листе указаны название и идентификатор Документа, его хэш SHA-256, размер исходного файла, дата и время подписания всеми по UTC и по московскому времени и название Компании.
• Основание: п. 5, п. 7.
• Срок: Пакет отдельно не хранится. Сервис формирует его из сохранённых данных при каждом скачивании, поэтому срок совпадает со сроком хранения данных о подписании (п. 12.2).

Пакет может скачать любой Подписант Документа и любой Сотрудник Компании. Скачанный Пакет может быть передан другим лицам по усмотрению скачавшего (п. 15.2 Соглашения).

5.7. Направление писем с кодами

• Субъекты: Пользователи; Подписанты.
• Данные: адрес электронной почты получателя; текст письма — код, название Сервиса и (в письме с Кодом подписания) название Документа. ФИО в письмах не указывается.
• Основание: п. 5.
• Срок: код действует 10 минут. Технические журналы сервера фиксируют адрес получателя и результат отправки письма, срок их хранения — по п. 12.2. Копии писем у почтового провайдера — п. 9.2.

Сервис направляет только письма с кодами. Рекламных и информационных рассылок нет.

5.8. Ведение Журнала событий и обеспечение безопасности Сервиса

• Субъекты: все категории, совершающие действия в Сервисе (п. 4.1–4.4).
• Данные: идентификатор Пользователя (если известен); Компания; вид действия; дата и время; IP-адрес; user-agent; детали действия. Например: при неудачной попытке входа — введённый адрес электронной почты, в том числе не зарегистрированный в Сервисе; при загрузке Документа — исходное имя файла и адреса электронной почты Подписантов; при добавлении Сотрудника — его адрес; при создании Компании — её название и ИНН; при отказе — причина отказа; факты открытия файла Документа и скачивания Пакета. Пароли, коды и токены в Журнал событий не записываются. У события «Истёк срок подписания» IP-адрес и user-agent принадлежат лицу, обращение которого к Сервису выявило истечение срока, а не обязательно участнику Документа.
• Основание: п. 7 — защита Сервиса, расследование инцидентов, подтверждение совершённых действий; п. 2 — исполнение обязанности по обеспечению безопасности персональных данных (ст. 19 Закона № 152-ФЗ).
• Срок: по п. 12.2.

5.9. Рассмотрение обращений субъектов

• Субъекты: Заявители.
• Данные: ФИО; реквизиты документа, удостоверяющего личность (ч. 3 ст. 14 Закона № 152-ФЗ); контактные данные; сведения, подтверждающие участие в отношениях с Оператором; содержание обращения и ответа.
• Основание: п. 2 — исполнение обязанностей по ст. 14, 20, 21 Закона № 152-ФЗ.
• Срок: по п. 12.2.

06 Согласие на обработку персональных данных (ст. 9 Закона № 152-ФЗ)

6.1. Оператор обрабатывает персональные данные без согласия субъекта: на основаниях п. 2, 5 и 7 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ, а содержимое Документов — по поручению Компании (раздел 5).

6.2. При регистрации Пользователь ставит одну отметку: «Принимаю условия Оферты и ознакомлен(а) с Политикой обработки персональных данных». Отметка означает принятие Соглашения и ознакомление с настоящей Политикой и не является согласием на обработку персональных данных. Сервис сохраняет номер версии Соглашения, дату и время его принятия и записывает в Журнал событий событие о принятии Соглашения с IP-адресом и user-agent.

6.3. Если для новой цели обработки потребуется согласие, Оператор получит его отдельно от Соглашения и Политики (ч. 1 ст. 9 Закона № 152-ФЗ) и заранее внесёт изменения в Политику.

07 Чего Оператор не делает

7.1. Ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ не применяется. Оператор не обрабатывает персональные данные, разрешённые субъектом для распространения, и не раскрывает персональные данные неопределённому кругу лиц. Документы, сведения о подписании и Листы подписания доступны только лицам, указанным в разделе 9.

7.2. Специальные категории и биометрические данные (ст. 10, 11 Закона № 152-ФЗ) Оператор не запрашивает. Если такие сведения есть в содержимом Документа, за основание их обработки отвечает Компания (п. 5.4).

7.3. Решения на основании исключительно автоматизированной обработки (ст. 16 Закона № 152-ФЗ), порождающие юридические последствия для субъекта, Оператор не принимает. Сервис автоматически применяет меры защиты: временно блокирует вход и ограничивает частоту выдачи кодов. Это меры безопасности, а не решения о правах субъекта.

7.4. Оператор не продаёт персональные данные, не передаёт их для рекламы и не использует сервисы веб-аналитики.

08 Файлы cookie

8.1. Сервис использует только два файла cookie. Оба технически необходимы для входа и подтверждения адреса электронной почты. Рекламных, аналитических и сторонних cookie Сервис не использует.

8.2. Основание — п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ: без этих cookie нельзя войти в Учётную запись и подписать Документ.

8.3. Удалить cookie можно в настройках браузера. После удаления pep_session потребуется войти заново. Если запретить cookie, вход в Сервис будет невозможен.

8.4. Если Оператор начнёт использовать другие cookie, он заранее внесёт изменения в этот раздел.

09 Передача персональных данных и доступ к ним

9.1. Оператор предоставляет персональные данные или доступ к ним только лицам и в объёме, указанным в этом разделе.

9.2. Почтовый провайдер — [НАИМЕНОВАНИЕ ПОЧТОВОГО ПРОВАЙДЕРА, страна]. Через него Сервис отправляет письма с кодами по протоколу SMTP. Провайдер получает адрес электронной почты получателя и текст письма (п. 5.7). Провайдер может хранить копии отправленных писем в почтовом ящике отправителя (например, в папке «Отправленные») по своим правилам: [СРОК И ПОРЯДОК УДАЛЕНИЯ КОПИЙ].

9.3. Компании. Сотрудники Компании видят по Документам своей Компании:

• ФИО Подписантов (ФИО Подписанта, который не состоит в Компании, скрыто до его подписи или отказа);
• адреса электронной почты Подписантов;
• статусы Документов, даты подписания или отказа и причины отказа;
• после подписания всеми — Пакет подписанного документа с Листом подписания (п. 5.6).

Когда Сотрудник указывает адрес электронной почты Подписанта, а Владелец — адрес нового Сотрудника, Компания узнаёт, есть ли в Сервисе Пользователь с таким подтверждённым адресом. Компания может адресовать Документ любому Пользователю с подтверждённым адресом, зная этот адрес. Основание — п. 5 и п. 7 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ: направление Документа на подпись и исполнение Соглашения.

В отношении полученных данных Компания является самостоятельным оператором.

9.4. Другие Подписанты того же Документа видят на странице подписания:

• название Документа и Компании;
• ФИО Сотрудника, загрузившего Документ;
• ФИО Подписантов (по правилу п. 9.3), их статусы и даты подписания или отказа.

Адреса электронной почты других Подписантов и чужие причины отказа им не показываются. После подписания всеми они могут скачать Пакет с Листом подписания (п. 5.6).

9.5. Хостинг-провайдер — [НАИМЕНОВАНИЕ ХОСТИНГ-ПРОВАЙДЕРА, ИНН, место размещения серверов]. Он обеспечивает размещение серверов, базы данных и файлов Документов на основании договора поручения.

9.6. Работники Оператора. Доступ имеют только работники, которым он нужен для исполнения обязанностей, по перечню, утверждённому Оператором. Администраторы Сервиса видят:

• список Учётных записей: ФИО, адрес электронной почты, номер телефона, статус подтверждения, даты регистрации и последнего входа, число Компаний;
• список Компаний;
• Журнал событий.

В интерфейсе администрирования доступа к файлам Документов, страницам подписания и Пакетам нет, если администратор сам не является Подписантом или Сотрудником соответствующей Компании. Работники, имеющие технический доступ к серверу, базе данных и хранилищу файлов, допускаются к нему только для обслуживания Сервиса по перечню, утверждённому Оператором (п. 11.1).

9.7. Государственные органы — по основаниям и в порядке, установленным законом.

9.8. Оператор может поручить обработку другому лицу только по договору, отвечающему ч. 3 ст. 6 Закона № 152-ФЗ, и указывает такое лицо в этом разделе.

9.9. Выписки из Журнала событий. По запросу Подписанта Документа или Компании, направившей Документ, Оператор предоставляет выписку из Журнала событий по этому Документу (п. 9.5 Соглашения). Выписка содержит события этого Документа и его Подписантов: вход в Учётную запись, открытие файла Документа, отправку Кода подписания, неверные попытки ввода кода, подписание или отказ, с датой, временем, IP-адресом и user-agent, в том числе других Подписантов этого Документа. Основание — п. 5 и п. 7 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ.

10 Место хранения и трансграничная передача

10.1. Запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение персональных данных граждан РФ ведутся с использованием баз данных, находящихся на территории РФ (ч. 5 ст. 18 Закона № 152-ФЗ). Место размещения: [ГОРОД / ЦОД ХОСТИНГ-ПРОВАЙДЕРА В РФ].

10.2. [ВАРИАНТ 1 — российский почтовый провайдер, например ООО «Яндекс»] Трансграничная передача персональных данных не осуществляется.

10.3. [ВАРИАНТ 2 — ЕСЛИ ИСПОЛЬЗУЕТСЯ ИНОСТРАННЫЙ ПОЧТОВЫЙ ПРОВАЙДЕР, например Gmail (Google LLC, США)] При отправке писем с кодами адрес электронной почты получателя и текст письма (п. 5.7) передаются на территорию [СТРАНА]. Получатель — [НАИМЕНОВАНИЕ, АДРЕС]. Цель — доставка писем с кодами. Оператор направил в Роскомнадзор уведомление о трансграничной передаче [ДАТА] (ч. 3 ст. 12 Закона № 152-ФЗ) и получил от получателя сведения о принимаемых мерах защиты (ч. 5 ст. 12).

11 Меры по обеспечению безопасности персональных данных (ст. 18.1, 19 Закона № 152-ФЗ)

11.1. Правовые и организационные меры:

• назначено лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных (п. 1.4);
• изданы локальные акты по вопросам обработки и защиты персональных данных; работники, допущенные к обработке, ознакомлены с ними и с законодательством о персональных данных;
• проведена оценка вреда, который может быть причинён субъектам (Требования, утверждённые приказом Роскомнадзора от 27.10.2022 № 178);
• определены угрозы безопасности и уровень защищённости информационной системы (постановление Правительства РФ от 01.11.2012 № 1119), меры выбраны с учётом приказа ФСТЭК России от 18.02.2013 № 21;
• организован внутренний контроль соответствия обработки Закону № 152-ФЗ;
• [ПОРЯДОК РЕЗЕРВНОГО КОПИРОВАНИЯ И ВОССТАНОВЛЕНИЯ ДАННЫХ].

11.2. Технические меры, реализованные в Сервисе:

• Пароли хранятся только в виде необратимого хэш-значения.
• Коды (Код подтверждения email и Код подписания) хранятся только в виде хэш-значения. Срок действия кода, число попыток ввода и частота выдачи новых кодов ограничены.
• Сессии. В cookie с атрибутом httpOnly хранится случайный токен, в базе данных — только его хэш-значение. При выходе сессия удаляется.
• Временная cookie подтверждения подписана сервером и действует 1 час.
• Ссылки на подписание содержат случайный токен. Страница подписания открывается только тому вошедшему Пользователю, которому адресована ссылка.
• Блокировка входа. После серии неудачных попыток входа с одним адресом электронной почты вход с этим адресом временно блокируется. Сообщение об ошибке входа не раскрывает, что именно неверно, а блокировка не раскрывает, существует ли Учётная запись.
• Разграничение доступа. Данные Компании доступны только её Сотрудникам; файл Документа — только Подписантам и Сотрудникам Компании. Подписать Документ может только сам Подписант, войдя в свою Учётную запись и введя верный Код подписания. Отказаться от подписания может только сам Подписант, войдя в свою Учётную запись.
• Минимизация — см. п. 3.4.
• Целостность. При загрузке Сервис вычисляет хэш SHA-256 файла Документа. Подписывается именно этот хэш. При подписании и формировании Пакета Сервис сверяет файл с хэшем.
• Журнал событий фиксирует значимые действия с датой, временем, IP-адресом и user-agent и не содержит паролей, кодов и токенов.
• Секреты (пароли почты, ключи подписи cookie) хранятся в конфигурации сервера отдельно от программного кода.

11.3. Инциденты. При выявлении неправомерной или случайной передачи (предоставления, распространения, доступа) персональных данных, повлёкшей нарушение прав субъектов, Оператор уведомляет Роскомнадзор (ч. 3.1 ст. 21 Закона № 152-ФЗ):

• в течение 24 часов — об инциденте, его предполагаемых причинах и вреде, принятых мерах и контактном лице;
• в течение 72 часов — о результатах внутреннего расследования и о лицах, действия которых стали причиной инцидента (если они выявлены).

12 Сроки хранения и уничтожение

12.1. Персональные данные хранятся не дольше, чем этого требуют цели обработки, если срок не установлен законом или договором, стороной которого является субъект.

12.2. Сроки хранения.

12.3. Сроки уничтожения и блокирования (ст. 21 Закона № 152-ФЗ):

• достижение цели обработки — уничтожение в течение 30 дней (ч. 4);
• неправомерная обработка — прекращение в течение 3 рабочих дней. Если обеспечить правомерность невозможно — уничтожение в течение 10 рабочих дней (ч. 3);
• неточные данные — блокирование на время проверки и уточнение в течение 7 рабочих дней (ч. 1–2);
• требование субъекта прекратить обработку — в течение 10 рабочих дней, срок может быть продлён на 5 рабочих дней с мотивированным уведомлением (ч. 5.1);
• если уничтожить данные в срок невозможно — блокирование и уничтожение не позднее 6 месяцев (ч. 6).

12.4. Способ уничтожения: удаление записей из базы данных и файлов Документов из хранилища, включая резервные копии, в порядке [ПОРЯДОК УДАЛЕНИЯ ИЗ РЕЗЕРВНЫХ КОПИЙ]. Уничтожение подтверждается актом и выгрузкой из журнала (Требования, утверждённые приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179).

12.5. Данные о подписании Документа нужны Подписантам, Компании и Оператору как доказательство. Поэтому они хранятся в течение срока по п. 12.2 и после закрытия Учётной записи, на основании п. 5 и п. 7 ч. 1 ст. 6 и ч. 4 ст. 21 Закона № 152-ФЗ.

13 Права субъекта персональных данных

13.1. Субъект вправе получить сведения об обработке своих персональных данных (ч. 7 ст. 14 Закона № 152-ФЗ):

• подтверждение факта обработки;
• правовые основания и цели обработки;
• применяемые способы обработки;
• наименование и место нахождения Оператора, сведения о лицах (кроме работников Оператора), которые имеют доступ к данным или которым они могут быть раскрыты;
• состав обрабатываемых данных и источник их получения;
• сроки обработки и хранения;
• порядок осуществления прав субъекта;
• сведения об осуществлённой или предполагаемой трансграничной передаче;
• наименование и адрес лица, обрабатывающего данные по поручению Оператора;
• сведения о порядке исполнения Оператором обязанностей по ст. 18.1;
• иные сведения, предусмотренные законом.

13.2. Субъект вправе требовать уточнения, блокирования или уничтожения своих данных, если они неполные, устаревшие, неточные, незаконно получены или не нужны для заявленной цели (ч. 1 ст. 14).

13.3. Субъект вправе потребовать прекратить обработку своих персональных данных (ч. 5.1 ст. 21).

13.4. Субъект вправе возразить против решения, принятого на основании исключительно автоматизированной обработки (ст. 16).

13.5. Субъект вправе обжаловать действия или бездействие Оператора в Роскомнадзор или в суд, а также требовать возмещения убытков и компенсации морального вреда (ст. 17).

13.6. Право на доступ к данным может быть ограничено в случаях, предусмотренных ч. 8 ст. 14 Закона № 152-ФЗ.

13.7. Что можно сделать самостоятельно в Сервисе: изменить ФИО и номер телефона в профиле. Средствами Сервиса адрес электронной почты не меняется. Изменение адреса после проверки личности, закрытие Учётной записи, исключение из Компании и удаление Компании выполняются по обращению (раздел 14). Подписи, совершённые до изменения адреса, остаются связаны с адресом, указанным в сведениях о подписи (п. 5.5).

13.8. Лица, сведения о которых содержатся в Документах, вправе обратиться как к Оператору, так и к Компании, загрузившей Документ.

14 Порядок обращения к Оператору

14.1. Обращение направляется:

• на [EMAIL ДЛЯ ОБРАЩЕНИЙ];
• или почтой по адресу [АДРЕС].

14.2. Запрос о предоставлении сведений должен содержать (ч. 3 ст. 14 Закона № 152-ФЗ):

• номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта или его представителя, сведения о дате его выдачи и выдавшем органе;
• сведения, подтверждающие участие субъекта в отношениях с Оператором (например, адрес электронной почты Учётной записи, название Документа и дату подписания), либо сведения, иначе подтверждающие факт обработки;
• подпись субъекта или представителя. Запрос в электронной форме подписывается электронной подписью в соответствии с законодательством РФ.

Представитель прикладывает документ, подтверждающий полномочия.

14.3. Оператор отвечает в течение 10 рабочих дней с даты получения обращения. Срок может быть продлён не более чем на 5 рабочих дней: в этом случае Оператор направляет мотивированное уведомление о причинах продления (ч. 3 ст. 14, ч. 1 ст. 20). Отказ в предоставлении сведений даётся в форме мотивированного ответа в тот же срок (ч. 2 ст. 20).

14.4. Повторный запрос тех же сведений возможен не ранее чем через 30 дней после первого, кроме случаев, предусмотренных ч. 4–5 ст. 14 Закона № 152-ФЗ.

15 Заключительные положения

15.1. Оператор вправе изменять Политику. Новая редакция публикуется на странице [САЙТ]/privacy с указанием номера версии и даты и вступает в силу с момента публикации, если в ней не указано иное.

15.2. Предыдущие редакции Политики хранятся у Оператора и предоставляются по запросу.

15.3. По вопросам, не урегулированным Политикой, применяется законодательство РФ.